งาน HR เป็นงานที่ใช้ภาษามากที่สุดในองค์กร ประกาศรับสมัคร คำบรรยายลักษณะงาน เอกสารนโยบาย การสื่อสารกับพนักงาน และเนื้อหาฝึกอบรม ล้วนเป็นงานที่ AI ช่วยได้ทันที ขณะเดียวกัน HR ก็ถือข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหวที่สุดในองค์กร บทความนี้ไล่ว่างาน HR ส่วนไหนควรเริ่มก่อน ส่วนไหนต้องระวังเป็นพิเศษ และทีม HR ควรวางบทบาทตัวเองอย่างไรเมื่อทั้งองค์กรกำลังเริ่มใช้ AI
งาน HR ที่ AI เปลี่ยนได้เร็วที่สุด
เรียงจากเริ่มได้ทันทีไปหางานที่ต้องเตรียมมากขึ้น
- ร่างประกาศรับสมัครและคำบรรยายลักษณะงาน จากโครงเดิมและข้อมูลตำแหน่ง ได้ร่างแรกที่ปรับต่อได้ในไม่กี่นาที และปรับโทนให้ตรงกับแบรนด์นายจ้างได้สม่ำเสมอกว่าเขียนสดทุกครั้ง
- ร่างเอกสารนโยบายและประกาศภายใน จากประเด็นที่ตัดสินใจแล้ว ให้ AI เรียบเรียงเป็นภาษาที่พนักงานอ่านเข้าใจ แล้วคนตรวจความถูกต้อง
- เตรียมเนื้อหาฝึกอบรมและคู่มือ เปลี่ยนเอกสารกระบวนการที่มีอยู่เป็นสไลด์ แบบฝึกหัด และคำถามทบทวน
- สรุปฟีดแบ็กจากแบบสำรวจพนักงาน ย่อยคำตอบปลายเปิดจำนวนมากให้เหลือประเด็นหลักและตัวอย่างประกอบ โดยลบชื่อผู้ตอบออกก่อน
- ร่างคำถามสัมภาษณ์ตามตำแหน่ง จากคำบรรยายลักษณะงานและสมรรถนะที่ต้องการ ให้ผู้สัมภาษณ์ปรับใช้
เส้นที่ HR ต้องระวังเป็นพิเศษ
- ข้อมูลพนักงานรายบุคคล เงินเดือน ผลประเมิน ประวัติสุขภาพ และข้อมูลวินัย ไม่ป้อนเข้าเครื่องมือสาธารณะ ถ้าต้องวิเคราะห์ ใช้ข้อมูลที่ปกปิดตัวตนแล้วหรือเครื่องมือระดับองค์กรที่มีข้อตกลงด้านข้อมูล
- การคัดกรองผู้สมัครด้วย AI การให้ AI ตัดสินว่าใครผ่านหรือไม่ผ่านโดยไม่มีคนทบทวน เสี่ยงทั้งเรื่องความลำเอียงและเรื่องความรับผิด ให้ AI ช่วยสรุปและจัดระเบียบได้ แต่การตัดสินต้องเป็นคน
- การสื่อสารเรื่องอ่อนไหว จดหมายเลิกจ้าง การแจ้งผลประเมิน หรือเรื่องร้องเรียน AI ช่วยร่างโครงได้ แต่ถ้อยคำสุดท้ายต้องผ่านคนที่รู้บริบท
- PDPA ข้อมูลพนักงานคือข้อมูลส่วนบุคคลตามกฎหมาย การส่งเข้าเครื่องมือที่ประมวลผลนอกประเทศต้องมีฐานทางกฎหมายรองรับ (โครงนโยบาย)
บทบาทใหม่ของ HR เมื่อทั้งองค์กรเริ่มใช้ AI
HR มักถูกมองเป็นผู้จัดอบรม แต่บทบาทที่มีค่ากว่าคือสามอย่างนี้
- เจ้าของกติกาการใช้ AI ของพนักงาน ร่วมกับฝ่ายกฎหมายและไอที HR คือคนที่รู้ว่ากติกาแบบไหนพนักงานทำตามได้จริง
- ผู้ออกแบบเส้นทางทักษะ ใครควรอยู่ระดับไหน อบรมใครก่อน และวัดผลอย่างไร (การวางแผนทักษะตามระดับ)
- ผู้ติดตามว่าการใช้งานติดหรือไม่ ตัวเลขที่ HR ควรถือคือสัดส่วนคนที่ยังใช้กับงานจริงหลังอบรม 90 วัน ไม่ใช่จำนวนคนที่ผ่านอบรม
เริ่มในทีม HR เองก่อน
ทีม HR ที่จะพาองค์กรใช้ AI ควรใช้เองก่อนหนึ่งไตรมาส เลือกงานสองอย่างจากรายการด้านบน วัดเวลาที่ใช้ตอนนี้ อบรมทีมด้วยงานจริงของทีม แล้ววัดซ้ำ ประสบการณ์นี้ทำให้ HR พูดกับแผนกอื่นได้จากสิ่งที่ทำมา ไม่ใช่จากสไลด์ (โรดแมป 90 วันแรก)
อ่านต่อ
ดูหลักสูตร AI for HR & People Development ที่จัดในองค์กรได้ หรือถ้าโจทย์คือวางหลักสูตรพนักงานทั้งองค์กร อ่านหลักสูตรอบรม AI สำหรับพนักงานควรมีอะไรบ้าง