องค์กรที่ยังไม่เคยจัดอบรม AI มาก่อนมักติดอยู่ที่คำถามเดียวกัน คือไม่รู้ว่ากระบวนการทั้งหมดหน้าตาเป็นอย่างไร ต้องเตรียมอะไรบ้าง และต้องใช้เวลาล่วงหน้านานแค่ไหน บทความนี้ไล่ขั้นตอนการจัดอบรม AI ในองค์กรตั้งแต่ติดต่อครั้งแรกจนจบโครงการ พร้อมรายการสิ่งที่ฝ่ายจัดต้องเตรียม เพื่อให้ประเมินได้ว่าองค์กรพร้อมแค่ไหนก่อนเริ่มคุยกับผู้ให้บริการ
ขั้นที่ 1 คุยโจทย์ก่อนพูดเรื่องหลักสูตร
การคุยครั้งแรกที่ดีจะไม่เริ่มจากรายชื่อหลักสูตร แต่เริ่มจากคำถามว่าใครจะเข้าอบรม งานประจำวันของคนกลุ่มนั้นคืออะไร และอยากให้เปลี่ยนอะไรหลังอบรม ผู้ให้บริการที่ส่งใบเสนอราคามาทันทีโดยไม่ถามเรื่องงานจริงของทีม มักจะส่งหลักสูตรสำเร็จรูปที่ปรับตามบริบทไม่ได้
สิ่งที่ควรเตรียมไปคุย คือจำนวนคนโดยประมาณ แผนกที่เกี่ยวข้อง ระดับพื้นฐานของผู้เรียน ข้อจำกัดด้านข้อมูล และกรอบเวลาที่อยากให้เกิดขึ้น
ขั้นที่ 2 ออกแบบหลักสูตรตามงานจริง
เมื่อโจทย์ชัด ผู้ให้บริการจะเสนอโครงเนื้อหา สัดส่วนเวลาบรรยายกับเวลาฝึกมือ และตัวอย่างงานที่จะใช้ในห้อง ขั้นนี้คือจุดที่ควรขอดูว่าเคสที่จะใช้ฝึกมาจากงานแบบไหน ถ้าตัวอย่างทั้งหมดเป็นงานกลาง ๆ ที่ไม่เหมือนงานของทีมเลย ผลหลังอบรมมักจะจบที่ "สนุกดี" แต่ไม่มีใครเอาไปใช้ต่อ (ดูว่าหลักสูตรพนักงานควรมีอะไรบ้าง)
ขั้นที่ 3 เตรียมก่อนวันอบรม
ขั้นนี้คือขั้นที่องค์กรมักประเมินต่ำไป และเป็นสาเหตุที่ทำให้วันอบรมเสียเวลาไปกับเรื่องเทคนิค สิ่งที่ฝ่ายจัดต้องเตรียม
- บัญชีเครื่องมือที่ผู้เรียนใช้ได้จริงในวันนั้น เรื่องนี้ต้องคุยกับฝ่าย IT ล่วงหน้า เพราะบางองค์กรบล็อกเว็บเครื่องมือ AI ไว้ หรือยังไม่ได้ซื้อบัญชีระดับองค์กร
- ข้อมูลตัวอย่างที่ใช้ฝึกได้ ไฟล์งานจริงที่ปกปิดข้อมูลอ่อนไหวแล้ว หรือข้อมูลสมมติที่หน้าตาเหมือนของจริง
- การแบ่งรุ่นและรายชื่อผู้เรียน รุ่นที่ใหญ่เกินไปทำให้ไม่มีเวลาดูงานรายคน ถ้าต้องอบรมคนจำนวนมากควรแบ่งหลายรุ่น
- สถานที่หรือระบบประชุมออนไลน์ พร้อมอินเทอร์เน็ตที่รองรับทุกคนใช้เครื่องมือพร้อมกัน
- กติกาเรื่องข้อมูล ถ้าองค์กรมีนโยบายการใช้ AI อยู่แล้ว ควรให้ผู้สอนรู้เพื่อสอนให้ตรงกัน (ถ้ายังไม่มี ดูโครงนโยบาย)
ปกติขั้นนี้ควรเริ่มล่วงหน้าอย่างน้อยสองถึงสามสัปดาห์ก่อนวันอบรม โดยเฉพาะถ้าต้องขอเปิดสิทธิ์เครื่องมือผ่านฝ่าย IT
ขั้นที่ 4 วันอบรม
หลักสูตรที่ได้ผลจะให้ผู้เรียนลงมือทำกับงานของตัวเองในห้อง ไม่ใช่ดูผู้สอนสาธิตอย่างเดียว สิ่งที่ควรเกิดขึ้นก่อนจบวันคือ ผู้เรียนแต่ละคนมีงานจริงอย่างน้อยหนึ่งชิ้นที่ทำเสร็จด้วย AI ในห้อง และรู้ว่าพรุ่งนี้จะกลับไปใช้กับงานไหนต่อ
ขั้นที่ 5 หลังอบรม
นี่คือขั้นที่ตัดสินว่าเงินที่จ่ายไปคุ้มหรือไม่ เพราะการใช้งานมักหายไปในสัปดาห์ที่สามถ้าไม่มีใครติดตาม สิ่งที่ควรตกลงกันไว้ตั้งแต่ต้นคือ ช่องทางถามหลังอบรม การติดตามผลเป็นรอบ และตัวเลขที่จะใช้วัด (อ่านสามสัปดาห์ที่ตัดสินทุกอย่าง)
สัญญาณว่าโครงการนี้จะได้ผล
- มีเจ้าของโครงการที่มีอำนาจตัดสินใจ ไม่ใช่แค่คนประสานงาน
- หัวหน้าทีมของผู้เรียนรู้ว่าลูกทีมไปอบรมอะไร และคาดหวังอะไรหลังกลับมา
- มีงานจริงรออยู่แล้วว่าจะให้เอา AI ไปใช้กับอะไร
- ตกลงกันได้ว่าจะวัดผลด้วยอะไร ก่อนวันอบรม ไม่ใช่หลังจบ
อ่านต่อ
ดูรายละเอียดการอบรม AI ในองค์กร ว่าโปรแกรมทำงานอย่างไรตั้งแต่คุยโจทย์จนประเมินผล ถ้ากำลังคัดผู้ให้บริการอยู่ อ่านเกณฑ์ 7 ข้อ และวิธีเทียบใบเสนอราคา หรือติดต่อเราเพื่อคุยโจทย์