องค์กรจำนวนมากซื้อ Microsoft 365 Copilot มาหลายเดือนแล้วพบว่าคนใช้จริงไม่ถึงหนึ่งในสี่ ไม่ใช่เพราะเครื่องมือไม่ดี แต่เพราะซื้อ license ก่อนแล้วค่อยคิดว่าจะให้ใครใช้กับอะไร บทความนี้สรุปจากการอบรม Copilot ให้ฝ่ายบริหารและทีมงานหลายองค์กรว่า ควรเริ่มจากทีมไหน ต้องเตรียมอะไรก่อนวันอบรม และอะไรที่ทำให้การใช้งานติดหรือไม่ติด
ทำไม Copilot ถึงต่างจากเครื่องมือ AI ตัวอื่น
Copilot ไม่ใช่แชทบอทที่แยกอยู่ต่างหาก แต่ฝังอยู่ใน Word, Excel, Outlook, Teams และ PowerPoint ที่คนใช้อยู่แล้วทุกวัน ข้อดีคือไม่ต้องเปลี่ยนที่ทำงาน ข้อจำกัดคือมันทำงานได้ดีแค่ไหนขึ้นกับว่าข้อมูลขององค์กรถูกจัดไว้ใน Microsoft 365 อย่างไร ถ้าไฟล์กระจัดกระจาย สิทธิ์เข้าถึงไม่ชัด หรือทีมยังใช้อีเมลแทน Teams เป็นหลัก Copilot จะให้ผลลัพธ์ที่ดูจืดจนคนเลิกใช้
นี่คือเหตุผลที่การอบรม Copilot ต้องเริ่มจากคำถามว่า "ข้อมูลขององค์กรอยู่ตรงไหน" ก่อน "จะพิมพ์คำสั่งอย่างไร"
เริ่มจากทีมไหน
ทีมที่ได้ผลเร็วที่สุดมีลักษณะร่วมสามอย่าง คือทำงานเอกสารและอีเมลปริมาณมาก ใช้ Teams ประชุมเป็นประจำ และมีหัวหน้าที่จะใช้เอง
- ทีมผู้บริหารและเลขานุการ งานสรุปประชุม ร่างอีเมล และเตรียมเอกสารนำเสนอ คืองานที่ Copilot ทำได้ดีทันที และผลลัพธ์ถูกเห็นโดยคนที่ตัดสินใจเรื่องงบ
- ทีมที่ประชุมใน Teams เยอะ สรุปการประชุมและสกัด action items เป็นฟีเจอร์ที่คนติดเร็วที่สุด เพราะประหยัดเวลาที่เห็นชัดทุกวัน
- ทีมวิเคราะห์ที่อยู่กับ Excel ถามข้อมูลด้วยภาษาธรรมดาแทนการเขียนสูตร ได้ผลดีเมื่อตารางสะอาด
ทีมที่ควรรอไปก่อนคือทีมที่ข้อมูลหลักอยู่นอก Microsoft 365 หรือทีมที่ยังไม่ได้เปิดใช้ SharePoint และ OneDrive อย่างเป็นระบบ
ต้องเตรียมอะไรก่อนวันอบรม
1. license ถึงมือคนที่จะเรียนจริง ฟังดูตรงไปตรงมา แต่กรณีที่พบบ่อยที่สุดคือผู้เรียนครึ่งห้องยังไม่มีสิทธิ์ใช้ในวันอบรม การฝึกจึงกลายเป็นการดู
2. สิทธิ์เข้าถึงข้อมูลตรวจแล้ว Copilot เห็นทุกอย่างที่ผู้ใช้คนนั้นเห็น ถ้าองค์กรเคยตั้งสิทธิ์หลวม ๆ ไว้ Copilot จะทำให้ไฟล์ที่ไม่ควรเห็นโผล่ขึ้นมาในคำตอบ ฝ่าย IT ต้องตรวจเรื่องนี้ก่อน ไม่ใช่หลัง
3. เอกสารจริงของทีมสำหรับฝึก อีเมลจริง บันทึกประชุมจริง ตารางจริง ที่ผ่านการปกปิดข้อมูลอ่อนไหวแล้ว การฝึกกับไฟล์ตัวอย่างจากภายนอกทำให้ผู้เรียนไม่เห็นว่างานของตัวเองเปลี่ยนได้
4. กติกาการใช้ที่ตอบได้ในสิบวินาที ข้อมูลลูกค้าถามได้ไหม ข้อมูลเงินเดือนถามได้ไหม ถ้าไม่มีคำตอบสั้น ๆ คนจะไม่กล้าใช้ (โครงนโยบาย)
โครงการอบรมที่ได้ผล
- ครึ่งวันแรก ปูพื้นการสั่งงานให้ตรงและตรวจผล กับงานที่ทุกคนทำเหมือนกัน คือสรุปอีเมลยาว ร่างตอบอีเมล และสรุปประชุมจาก Teams
- ครึ่งวันหลัง แยกตามแอปที่แต่ละทีมใช้หนัก กลุ่มเอกสารไป Word และ PowerPoint กลุ่มตัวเลขไป Excel โดยฝึกกับไฟล์ของตัวเอง
- ตอนจบ ทุกคนมีชุดคำสั่งสำหรับงานประจำของตัวเองสามอย่าง และมีนัดทบทวนในสามสัปดาห์
องค์กรที่ทำเป็นโปรแกรมหลายรุ่นมักให้รุ่นแรกเป็นทีมผู้บริหาร แล้วให้คนจากรุ่นแรกช่วยเปิดรุ่นถัดไป เพราะการที่หัวหน้าใช้เองคือตัวแปรที่ทำนายการใช้งานต่อได้แม่นที่สุด (ทำอย่างไรให้ใช้ต่อหลังอบรม)
วัดผลอย่างไรให้คุ้มค่า license
วัดสองอย่าง คือสัดส่วนคนที่มี license แล้วใช้กับงานจริงทุกสัปดาห์ และเวลาที่งานสามอย่างนั้นลดลงเมื่อเทียบกับก่อนอบรม ตัวเลขแรกบอกว่าควรซื้อ license เพิ่มหรือควรอบรมคนที่มีอยู่ให้ใช้ก่อน ตัวเลขที่สองคือสิ่งที่เอาไปคุยกับผู้บริหารได้ (วิธีวัดที่ผู้บริหารเชื่อ)
อ่านต่อ
ดูหลักสูตร Microsoft Copilot for Workforce ที่จัดในองค์กรได้ วางแผนทั้งองค์กรด้วยโรดแมป 90 วันแรก หรือเทียบกับเครื่องมือ agent ที่ทำงานหลายขั้นตอนได้ในClaude Cowork x ChatGPT Work