คำถามที่ทำให้โครงการ AI ในองค์กรติดหล่มบ่อยที่สุดคือ "แล้วจะเอาไปใช้กับอะไรดี" การประชุมระดมสมองมักได้ไอเดียเยอะแต่ไม่มีอันไหนเริ่มได้จริง เพราะไอเดียที่ได้มักใหญ่เกินไป วัดผลไม่ได้ หรือติดข้อมูลที่เอาออกมาไม่ได้ บทความนี้เสนอวิธีหา use case ที่เริ่มได้จริงภายในสัปดาห์เดียว
อย่าเริ่มจากไอเดีย ให้เริ่มจากปฏิทินการทำงาน
วิธีที่ได้ผลกว่าการระดมสมองคือการดูว่าทีมใช้เวลาไปกับอะไรจริง ๆ ให้แต่ละคนในแผนกเขียนงานที่ทำใน 1 สัปดาห์ที่ผ่านมาออกมาเป็นรายการ แล้วทำเครื่องหมายสามอย่าง
- งานไหน ทำซ้ำ ทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน
- งานไหน กินเวลา เกินหนึ่งชั่วโมงต่อครั้ง
- งานไหน เป็นงานภาษาหรือเอกสาร คือมีการอ่าน เขียน สรุป แปล หรือจัดรูปแบบ
งานที่ติดครบสามข้อคือจุดเริ่มที่ดีที่สุด และมักไม่ใช่งานที่ใครนึกถึงตอนระดมสมอง เพราะมันน่าเบื่อเกินกว่าจะถูกเสนอในห้องประชุม
กรองด้วยเกณฑ์ 4 ข้อ
เมื่อได้รายการแล้ว ให้กรองด้วยเกณฑ์ต่อไปนี้ งานที่ผ่านครบสี่ข้อคืองานที่ควรทำก่อน
1. ตรวจผลได้ง่าย คนที่ทำงานนั้นอยู่แล้วต้องดูออกทันทีว่าผลลัพธ์ใช้ได้หรือไม่ ถ้าต้องส่งให้ผู้เชี่ยวชาญอีกคนตรวจทุกครั้ง เวลาที่ประหยัดได้จะหายไปกับการตรวจ
2. ผิดแล้วไม่เสียหายหนัก งานที่ผลลัพธ์ออกไปถึงลูกค้าโดยไม่ผ่านคนตรวจ หรืองานที่กระทบตัวเลขทางการเงินโดยตรง ไม่ควรเป็นงานแรก เก็บไว้ทำตอนทีมชำนาญแล้ว
3. ข้อมูลที่ต้องใช้เอาออกมาได้ ถ้างานนั้นต้องใช้ข้อมูลที่ห้ามนำออกนอกระบบ ให้ถามต่อว่าปกปิดข้อมูลอ่อนไหวแล้วยังทำงานได้ไหม ถ้าได้ก็เดินต่อ ถ้าไม่ได้ให้ข้ามไปก่อน
4. มีเจ้าของที่อยากทำ งานที่ไม่มีใครเดือดร้อนกับมันจะไม่มีใครผลักดัน เลือกงานที่คนทำอยู่แล้วบ่นถึงมันบ่อย ๆ
ตัวอย่างงานที่มักผ่านเกณฑ์
รายการนี้เป็นงานที่พบได้แทบทุกองค์กร ไม่ใช่ผลลัพธ์ที่รับประกัน แต่เป็นจุดที่มักเริ่มได้เร็ว
- สรุปรายงานการประชุมให้เหลือประเด็นและสิ่งที่ต้องทำต่อ
- ร่างแรกของอีเมลและหนังสือที่มีรูปแบบซ้ำ ๆ
- ย่อยเอกสารยาวเป็นสรุปสำหรับผู้บริหาร
- แปลงข้อมูลจากหลายไฟล์ให้เป็นรายงานรูปแบบเดียว
- ร่างเนื้อหาสำหรับหลายช่องทางจากต้นฉบับเดียว
- ยกร่างคำถามที่พบบ่อยจากบันทึกการสนทนากับลูกค้า
- เตรียมสื่อฝึกอบรมภายในจากเอกสารกระบวนการที่มีอยู่
สังเกตว่าทุกข้อเป็นงานภาษา ไม่ใช่การทำนายหรือการตัดสินใจแทนคน งานประเภทหลังต้องการการเตรียมข้อมูลและการกำกับดูแลอีกระดับ ซึ่งไม่ใช่จุดเริ่มที่ดี
ตัวอย่างงานที่ไม่ควรเริ่ม
- งานที่ต้องแม่นยำ 100% และไม่มีคนตรวจในกระบวนการ
- งานที่ต้องใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าโดยไม่มีทางปกปิด
- งานที่ผลลัพธ์ส่งตรงถึงลูกค้าหรือหน่วยงานกำกับโดยไม่ผ่านการตรวจ
- งานที่ทำปีละครั้ง เพราะกว่าจะได้ผลรอบสองก็ลืมวิธีแล้ว
- งานที่ต้องเชื่อมระบบภายในหลายระบบก่อนถึงจะเริ่มได้ เก็บไว้ทำในระดับออโตเมชัน
เรียงลำดับด้วยตารางง่าย ๆ
ให้คะแนนแต่ละ use case สองแกน แล้ววางลงตาราง
- ผลกระทบ คือเวลาที่ประหยัดได้ต่อสัปดาห์ คูณจำนวนคนที่ทำงานนั้น
- ความง่าย คือผ่านเกณฑ์ 4 ข้อข้างบนกี่ข้อ
เริ่มจากช่อง ผลกระทบสูง ความง่ายสูง เสมอ อย่าเริ่มจากช่องที่น่าตื่นเต้นที่สุด เพราะสิ่งที่คุณต้องการจาก use case แรกไม่ใช่ความว้าว แต่คือหลักฐานที่เถียงไม่ได้ว่าวิธีนี้ได้ผล
วัดฐานก่อนเริ่มเสมอ
ก่อนเปลี่ยนวิธีทำงาน ให้จดสามอย่างไว้ คือ งานนี้ใช้เวลาเท่าไรต่อครั้ง ทำสัปดาห์ละกี่ครั้ง และใครทำบ้าง ถ้าไม่มีตัวเลขนี้ อีกสามเดือนคุณจะพูดได้แค่ว่า "รู้สึกว่าเร็วขึ้น" ซึ่งไม่พอสำหรับการของบรอบถัดไป
อ่านต่อ
เอา use case ที่เลือกได้ไปวางลงโรดแมป 90 วันแรก หรือถ้ายังไม่แน่ใจว่าองค์กรพร้อมแค่ไหน ลองประเมินความพร้อม 6 ด้าน ก่อน และดูตัวอย่างงานที่แต่ละอุตสาหกรรมมักเริ่ม